Modernisation de l’Administration Communale

Numérisation des services de l’Etat Civil, un projet ambitieux au service du citoyen:

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Dans le cadre des efforts déployés en vue de la modernisation de l’administration communale et de l’amélioration des services offerts à ses citoyens, la commune de Salé a lancé un vaste projet pour la modernisation des services de l’Etat Civil.

Pour y parvenir, plusieurs marchés ont été conclus visant le réaménagement des sièges administratifs de l’Etat Civil, et leur équipement en matériel bureautique et outil informatique ainsi que la formation du personnel investi de la gestion de ces bureaux. A ce titre, les objectifs généraux du projet se focalisent aussi bien sur l’amélioration des conditions de travail du personnel que sur la prestation d’un service meilleur aux usagers, et ce à travers :

  • L’aménagement des bureaux de l’Etat Civil par l’adoption de l’espace ouvert ;
  • La numérisation des registres d’état civil (plus de 500 mille actes de naissance), l’adoption d’une application informatique pour mieux les exploiter et d’une base de données sophistiquée dédiée aux documents d’état civil ;
  • La dotation des bureaux d’état civil de matériels de gestion de files d’attente et de caméras de surveillance.
Adoption d’un programme informatique dédié à la fiscalité locale:

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Soucieux de la simplification des procédures et l’amélioration du rendement de la fiscalité locale à travers le soutien des moyens matériels et humains prédisposés notamment pour une meilleure maîtrise du  recouvrement, le conseil communal a opté pour la dématérialisation  des procédures fiscales de l’administration fiscale par l’usage des technologies de l’information, et ce à travers un programme informatique méticuleux dédié à cet effet.  Ce programme va permettre aux agences de recettes- ainsi que les services connexes à l’instar de l’urbanisme, du patrimoine communal et technique entre autres- de traiter automatiquement et efficacement les dossiers des contribuables depuis leur recensement jusqu’à la phase du recouvrement, et ce dans le respect des délais et des règles en vigueur. De ce fait, le programme va engendrer l’efficience et l’efficacité par :

  • L’automatisation complète du processus de gestion des impôts et taxes locaux;
  • La fourniture d’informations nécessaires à la prise de décision;
  • L’accélération des opérations et des procédures de gestion;
  • Le contrôle et le suivi automatique des différents dossiers.
Guichet unique des autorisations d’urbanisme avec spécifications haute gamme :

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Se conformant aux nouveautés juridiques en urbanisme, dont le but est de concocter les conditions nécessaires à l’évolution de ce secteur à même de garantir son remaniement avec les exigences des citoyens et des investisseurs, et ce par le biais de la consécration de la politique de proximité et la simplification des procédures et circuits d’étude des différents projets, la commune de Salé a institué le guichet unique pour la délivrance d’autorisation de construire conformément aux dispositions du décret N° 2.13.424, relatif à l’approbation du règlement général de construction fixant la forme et les conditions de délivrance des autorisations et de toutes autres pièces exigibles en application de la législation relative à l’urbanisme et aux lotissements, groupes d’habitations et morcellements.

Ainsi, le guichet unique constitue l’unique interlocuteur des pétitionnaires sans devoir faire le tour des différentes administrations. A cet effet, il met à leur disposition l’ensemble des renseignements relatifs :

  • Aux pièces constituant les dossiers de demandes d’autorisations ;
  • Aux circuits et procédures de délivrance des autorisations ;
  • A l’état d’avancement des demandes d’autorisations en cours d’instruction.

De même, le guichet unique accomplit toutes les démarches nécessaires pour recueillir les avis et visas exigés par la législation et la réglementation en vigueur, et qui sont nécessaires à la délivrance des autorisations. Il prépare, également les décisions administratives, à soumettre à la signature du président du conseil communal.

Le guichet unique a été créé selon des normes architecturales modernes et équipé de tous les moyens nécessaires pour optimiser la gestion des dossiers de demandes d’autorisations et rendre l’accueil plus convivial pour les contribuables. En outre, il a été doté d’un système informatique dédié à la fixation des rendez vous d’accueil à distance et au traitement automatisé des différentes demandes d’autorisations.

Adoption d’une stratégie et d’un plan de communication Pour une communication efficace d’une commune citoyenne:

Soucieuse  d’élever le niveau de communication aussi bien interne qu’externe, et tout en étant un pilier fondamental de l’action communale susceptible d’asseoir des canaux de compromis communicationnels, de garantir l’interactivité avec les associés et de prédisposer les citoyens de leur droit d’information et du devoir de proposition, suivi et contrôle, la commune de Salé a instauré- dans le cadre du programme de Gouvernance Locale- une stratégie et un plan de communication dédiés à la commune et ses cinq arrondissements en vue de l’organisation et de la systématisation des opérations de communication à tous les niveaux.

A cet effet,  un groupe de travail constitué d’un ensemble de  fonctionnaires de la commune et des arrondissements,  sous la supervision d’un expert accrédité  par le programme, a été chargé de  la formulation de la stratégie de communication sur la base des références constitutionnelles, juridiques et institutionnels qui affirment le droit du contribuable dans l’accès à l’information et le rôle de la communication pour faciliter la gestion des affaires publiques locales.

Ainsi, l’étape de l’élaboration de ladite stratégie a été une occasion propice pour diagnostiquer la situation communicationnelle communale au vu de ses points forts, ses points faibles, ainsi que les défis et les opportunités qui servent de points de départ   aidant  à élaborer un bon plan d’action pour régler la relation de communication efficace entre les parties concernées.

Bref, dans la mise en œuvre de cette  vision stratégique qui constitue le noyau dur du processus de communication, la commune a adopté un plan de communication réaliste pour trois ans, dont 82 mesures pratiques.

Création d’une division de systèmes d’informations et de communication:

De nos jours, les systèmes d’information tributaires des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (N.T.I.C.) sont devenus un levier essentiel pour la modernisation de l’administration communale, et conformément aux orientations des pouvoirs publics visant à entamer la transition vers une administration électronique globale, une division dédiée aux systèmes d’informations a été créée pour joindre et suivre le rythme de cette évolution.

Cette division doit notamment superviser le développement et la réalisation des applications appropriées pour les différentes divisions,  en conformité avec les règles et procédures en vigueur, préparer des bases de données pour permettre aux usagers  d’acquérir  des informations précises afin  de faire bonne gestion  des affaires locales. La division assure également la conduite du cyberparc communal (équipements, réseaux, …), son entretien et la mise en place de mécanismes protectionnistes  contre les risques, à même  de fournir diverses formes de soutien et d’assistance aux utilisateurs du matériel et des logiciels informatiques et la diffusion de services de communications électroniques aux fonctionnaires des différentes divisions communales.

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Elle est également responsable de la préparation et la coordination des différents processus de communication interne et externe destinés à tous les citoyens,  les médias et les différents partenaires.  Et ce, en tirant parti des moyens nécessaires pour couvrir les différentes activités de dispositifs communaux ; à travers la  préparation et la diffusion de publications, périodiques et  la mise à jour continue du contenu du site électronique communal ainsi que  d’autres moyens de communication. 

Création d’une Cellule dédiée au suivi des plaintes des citoyens:

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La question de la gestion des plaintes jouit d’une grande importance de la part du conseil communal, au vu de son influence directe sur la relation dualiste Administration-Contribuables. A cet effet, le Conseil Communal de Salé a créé une cellule chargée de traiter les plaintes déposées selon des normes communément reconnues et à travers une méthodologie programmée, en réponse aux attentes des citoyens. Ainsi, cette cellule permettra d’assurer la participation effective dans la réalisation de la bonne gouvernance de l’administration communale et l’amélioration accrue de ses services.  

En effet, la cellule est chargée de recevoir les plaintes de façon directe ou via le Bureau d’Ordre ou encore à travers du service prévu à cet effet au portail électronique de la Commune. Elle est également chargée de traiter ces plaintes et de suivre ses péripéties cherchant à trouver l’issue idéale ; et ce, en coordination avec toutes les divisions et tous les services concernés par l’objet de la plainte. A cet effet, la cellule participe à effectuer des visites sur le terrain et assiste aux réunions périodiques soit au siège du secrétariat général soit à celui de l’annexe administrative du ressort territorial de l’affaire dont découle la plainte.

Renforcement du contrôle administratif interne par la création de la Division d’Audit:  

Dans le cadre du renforcement du contrôle de l’action administrative, du suivi et de l’exécution des projets, de l’évaluation des travaux et des activités, au regard des règles de la bonne gouvernance, une division d’Audit Interne a été créée et dont la mission est de viser l’appui et le renforcement des compétences dévolues au président du Conseil communal en matière de  contrôle administratif.

Elle a aussi pour mission la définition des plans d’Audit, l’évaluation et l’ajustement à travers l’élaboration et la mise à jour d’une cartographie des risques. A ce titre, elle veille à l’exécution des missions d’Audit et l’établissement des rapports à leur sujet, le suivi de l’opérationnalité des recommandations émanant de l’unité d’Audit interne ou d’autres instances externes compétentes. De même, elle veille à la définition des plans de formation et d’expertise au profit des auditeurs internes, ainsi que la mise à jour du programme de l’effectivité de la qualité relative aux activités d’Audit.